Przedsiębiorca ma obowiązek sumiennego prowadzenia dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej. Sama dokumentacja w wersji cyfrowej nie wystarczy. Firmy muszą zatem dysponować odpowiednim miejscem przeznaczonym do przechowywania tego typu dokumentów. W tym celu najczęściej stosowane są metalowe szafy kartotekowe, a także sejfy. Pamiętajmy, że dokumenty oraz dane osobowe są objęte określoną klauzulą poufności.
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
To zależy od rodzaju dokumentów. Najdłużej należy magazynować listy płac (10 lat). Przez 5 lat należy przechowywać dowody księgowe, kasowe, odcinki paragonowe, a także dokumenty inwentaryzacyjne oraz dokumenty polityki rachunkowości. Przez rok powinniśmy przechowywać dokumenty związane z rękojmią oraz reklamacją (rok po wygaśnięciu terminu). Przez cały okres prowadzenia działalności należy również magazynować kolejne sprawozdania finansowe.
Rola solidnych mebli metalowych
Ważne dokumenty firmowe nie mogą być przechowywane w zwykłych szafkach. Są to dokumenty niejawne oraz poufne, które wymagają odpowiedniego traktowania. Szafy kartotekowe dedykowane firmom są zaprojektowane w taki sposób, aby spełnić wszystkie normy prawne. Posiadają również certyfikat, którym przedsiębiorca może udowodnić odpowiednią dbałość o dokumenty.
Wyróżniamy zatem metalowe szafy przystosowane do gromadzenia segregatorów, szafy kartotekowe odpowiednie do magazynowania danych osobowych, a także doskonale zabezpieczone sejfy, w których należy przechowywać najważniejsze dokumenty związane z prowadzeniem firmy. W ten sposób, przedsiębiorca wypełnia obowiązek należytej dbałości o skrupulatne prowadzenie i ochronę dokumentacji.
Metalowe szafy chronią poufne informacje przed: wprowadzeniem zmian przez osoby niepowołane, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, zgubieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W związku z tym, meble posiadają właściwe mechanizmy, a także są wykonane z materiałów, które uchronią dokumenty przed ekstremalnymi sytuacjami, np. pożarem.
W jaki sposób wybrać właściwą szafę metalową?
Należy posegregować dokumenty zgodnie z ich klauzulą poufności lub tajności. Każda szafa kartotekowa posiada własny certyfikat zgodny z przeznaczeniem. Kolejnym kryterium wyboru jest oczywiście konstrukcja oraz pojemność danego mebla. Wyróżniamy specjalne szafy dostosowane do dokumentów lub akt przechowywanych w kopertach formatu A4 oraz A3. Co szczególnie istotne, szafy kartotekowe mogą być dostosowane kolorystycznie do wystroju pomieszczeń biurowych. Dzięki temu, nie tylko dbamy o ochronę danych, ale również walory estetyczne.
Gdzie kupić profesjonalne szafy na dokumentację firmową?
Takiego zakupu możemy bez trudu dokonać przez Internet. To znacznie ułatwia wybór odpowiedniego mebla oraz dostosowanie go do swoich indywidualnych potrzeb. Pamiętajmy, że specjalistyczne szafy kartotekowe są wyposażone w solidne zabezpieczenia, które sprawiają, że przedsiębiorca spełnia swoje obowiązki z tytułu zasad przechowywania dokumentów poufnych oraz tajnych.
